Notfallkoffer für Unternehmer

Für die Corona-Pandemie und darüber hinaus

Autor Deka Private Banking
zuletzt aktualisiert am 24. Juli 2020
Lesezeit 4 Minuten

Unverhofft kommt oft. Die Gefahr des Corona-Virus ist allgegenwärtig und zwingt viele Menschen dazu, sich mit Krankheit und sogar dem eigenen Ableben auseinanderzusetzen. Das gilt umso mehr für Unternehmer, denn fällt er aus, steht wichtiges Know-how nicht mehr zur Verfügung.

Interessant für Sie, wenn...

  • Sie die Zukunft Ihres Unternehmens gegen unvorhersehbare Ereignisse sichern möchten
  • Sie sich als Unternehmer privat absichern und vorsorgen wollen
  • Sie typische Streitigkeiten einer Erbengemeinschaft minimieren wollen

"Hätten wir doch..."

Wenn der Betrieb führungslos ist, sind wichtige Informationen nicht auffindbar, Verantwortlichkeiten unklar, und dazu laufen wichtige Fristen unbemerkt ab. Bereits eine fehlende Unterschriftsberechtigung kann fatale Folgen haben. Solch ein „Notfall” kann vor allem kleine und mittelständische Unternehmen mit starker Anbindung an die Unternehmerfamilie ins Wanken bringen. Denn die betriebsnotwendigen Informationen konzentrieren sich hier häufig auf den alleinigen Inhaber.

Doch die Praxis zeigt, dass viel zu oft dieses Szenario von den Unternehmenslenkern verdrängt wird. Wer rechnet schon damit, plötzlich im Betrieb auszufallen? Vielen ist unklar, welche Auswirkungen der plötzliche Ausfall des Inhabers oder Geschäftsführers durch Krankheit, Unfall oder Tod auf die arbeitsrechtlichen Aspekte im Unternehmen haben kann und welche Konsequenzen das Unternehmen in diesen Fällen zu tragen hat. Aber Notfallvorsorge? In den meisten Fällen leider Fehlanzeige.

Viele Unternehmen noch ohne ausreichende Nachfolgeregelung

Laut der Stiftung Familienunternehmen haben zurzeit nur etwa 30 Prozent der mittelständischen Familienunternehmer überhaupt einen Plan für den Nachlass und die Nachfolge im Unternehmen. Noch weniger haben eine konkrete Nachfolgeregelung ausgearbeitet, die die Interessen der Familie und des Unternehmens ausbalanciert. Bei fast niemandem könnte also der Betrieb beim Tod des Eigentümers störungsfrei weiterlaufen.

Gerade im familiengeführten Mittelstand tritt der Unternehmer häufig als Geschäftsführer und Gesellschafter auf und bündelt alle Kompetenzen (operativ und rechtlich) in seiner Person. So sinnvoll und hilfreich das im Alltagsbetrieb sein mag, so existenzbedrohend ist das bei einem plötzlichen Ausfall des Unternehmenslenkers.

Notfallkoffer für die Existenzsicherung

Umso wichtiger ist es, als Verantwortlicher eines Betriebes rechtzeitig für den Ernstfall vorbereitet zu sein. Ein sehr wichtiges und nützliches Instrument ist der sogenannte Notfallkoffer. In solch einen Koffer – es kann auch eine Mappe oder ein Ordner sein -, gehören alle wichtigen Unterlagen, Passwörter, Ansprechpartner usw., damit im Falles eines Unfalls, einer schweren Krankheit oder gar des Ablebens des Firmeninhabers die Existenz des Betriebes nicht ernsthaft gefährdet ist. Denn wer in die Bresche springen muss, braucht alle nötigen Informationen. Es macht daher Sinn, alle wichtigen Dokumente und Informationen in einer Mappe oder elektronisch zu bündeln.

Experten raten Unternehmer dringend dazu, zeitnah einen solchen Notfallkoffer zusammenzustellen, für den Fall, dass er sein Unternehmen nicht mehr selbst leiten kann. Damit sichert er nicht nur sich selbst und die Unternehmerfamilie ab, sondern sichert auch Arbeitsplätze ab. Dieser Koffer beziehungsweise eine entsprechende Planung soll Anregung, Orientierung und Werkzeug zugleich sein, um die wichtigsten Informationen zusammenzustellen und notwendige Regelungen konkret umzusetzen.

Für Pläne solcher Art gelten drei Grundregeln:

  1. Sie müssen wie ein medizinischer Notfallkoffer schnell auffindbar sein.
  2. Sie müssen eindeutige und klare Regelungen und Handlungsanweisungen enthalten.
  3. Es muss klar sein, welche Person die Planung im Fall der Fälle umsetzt.

Um eine ausreichende Vorsorge zu treffen, ist es wichtig, sich über grundsätzliche Fragen Gedanken zu machen. Der Notfallkoffer soll Handlungsorientierung geben, welche Fragen unbedingt im Vorfeld entschieden werden müssen.

Folgende Fragen sind vorab zu klären:

  • Wer könnte im Notfall vorübergehend oder dauerhaft das Unternehmen weiterführen?
  • Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt werden (Vollmachten, Prokura etc.)?
  • Bei Gesellschaften: Welche Regelungen dazu muss der Gesellschaftsvertrag beinhalten?
  • Berücksichtigen Ehevertrag, Erbvertrag oder Testament die aktuelle Unternehmenssituation?
  • Wie ist die Unternehmensnachfolge geregelt?
  • Welche Liquiditätsabflüsse drohen möglicherweise bei einem Ausfall des Unternehmers?
  • Besteht Zugang zu allen notwendigen Unterlagen und Informationen?

In erster Linie geht es somit darum, Verantwortung zu übertragen. Wer kann und soll sich bei einem Schicksalsschlag, der zum Ausfall des Geschäftsführers führt, um das Unternehmen kümmern? Wer nimmt vorübergehend oder dauerhaft die wichtigsten Aufgaben wahr? Wer hat Kontovollmachten und darf Personalverträge abschließen?

Wer kann als Verantwortlicher einspringen?

Die ausgewählten Vertrauenspersonen sollten mit den notwendigen Vollmachten ausgestattet sein bzw. werden. Dies kann durch die zeitlich befristete Erteilung von Vollmachten geschehen oder mit der Erteilung von Prokura. Denkbar ist auch, in etwas größeren Unternehmen einen Beirat einzurichten. Der könnte aus anderen Unternehmern, einem Anwalt und/oder dem Steuerberater, die im Normalfall beraten und im Notfall einspringen können, bestehen.

Leider ist immer noch der Irrtum weit verbreitet, in Notfällen könnten nahe Angehörige, etwa die Ehefrau, automatisch für den ausgefallenen Unternehmer handeln. Richtig ist vielmehr, dass von dem zuständigen Betreuungsgericht ein Betreuer für die Person bestellt werden muss, die ihre Angelegenheiten nicht selbst besorgen kann. Eine solche Betreuung ist allerdings nicht erforderlich, wenn die Angelegenheit durch einen Bevollmächtigten besorgt werden kann.

Empfehlenswert ist außerdem ein Unternehmertestament, in dem geregelt ist, wie es mit der Familie und der Firma weitergehen soll. Wichtig ist dabei, dass das Testament unbedingt mit dem Gesellschaftsvertrag synchronisiert wird. Schließlich gilt hierzulande: Gesellschaftsrecht vor Erbrecht.

Ob als Koffer, Mappe, Ordern und/oder digital - Hauptsache, es ist sichergestellt, dass die Unterlagen an einem sicheren Ort aufbewahrt wird. In Frage kommen Steuerberater, Rechtsanwalt oder Notar des Unternehmens. Diese Personen benötigen außerdem genaue Anweisungen, unter welchen Umständen der Koffer zum Einsatz kommt und in welchen Fällen der Notfallkoffer wem ausgehändigt werden darf.

Für mehr Planungssicherheit

Unser Überblick zeigt: Ein Risiko-Management-System in Form eines Notfallkoffers erfordert relativ wenig Aufwand und ist eine sinnvolle und wertvolle Unterstützung. Weil jedes Unternehmen, jeder Unternehmer einzigartig ist, sollte auch der Notfallkoffer individuell zusammengestellt werden. Nur ein auf die Firma zugeschnittener, rechtzeitig gepackter und laufend aktualisierter Koffer ist geeignet, den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Denn klar ist: Der Notfall an sich lässt sich nicht im Voraus planen, sehr wohl aber die Instrumente und Regeln, um ihn zu bewältigen.

Wichtig ist es, sich professionelle Unterstützung beim „Packen“ zu holen. Der Blick durch Dritte hilft klare Planungen zu entwickeln. Denn diese blicken von außen auf das Unternehmen und die Familiensituation, losgelöst von Verwicklungen und Emotionen. Das können Steuerberater und/oder Rechtsanwälte sein.

Übrigens: Tritt der Notfall nicht ein, sollten die Verfügungen und Regelungen natürlich regelmäßig überprüft und an neue Situationen angepasst werden. Und umsonst ist der Aufwand ohnehin nicht. Denn ein wichtiger positiver Nebeneffekt ist, dass sich bei den Finanzinstituten oft Konditionen bei Kreditvergaben verbessern, wenn eine gute Notfallplanung vorliegt. Die gesamte Planungssicherheit steigert sich also durch einen Notfallkoffer.

Wichtige geschäftliche Unterlagen, die in den Notfallkoffer gehören, könnten sein:

  • Gesellschaftsverträge
  • Handels-, Partnerschafts-, Genossenschaftsregisterauszug
  • Grundbuchauszüge
  • Protokoll zu Gesellschafterbeschlüssen
  • Geschäftsführerverträge
  • Geschäftsvollmachten
  • Bankvollmachten
  • Aktuelle Bilanzen und Steuererklärungen/-bescheide
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
  • Arbeitsverträge und dazugehörige Vereinbarungen
  • Status aktueller Projekte
  • Leasingverträge
  • Kreditverträge
  • Patente und Schutzrechte
  • Lizenzverträge
  • Kunden- und Lieferantenverträge
  • Miet- und Pachtverträge
  • Zugangscodes, Passwörter und/oder ein Schlüsselverzeichnis

Auch private Unterlagen sollten Bestandteil des Koffers sein:

  • Testament
  • Ehevertrag
  • Erbverträge
  • Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung
  • Darlehens- oder Mietverträge
  • Versicherungsdokumente

Außerdem hilfreich sind:

  • Kontaktinformationen von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern
  • Informationen zu betrieblichen Netzwerken und Institutionen

Unterstützung erhalten Sie auch von Ihrer Sparkasse. Wenden Sie sich bezüglich Fragen zum Notfallkoffer oder zur Übergabe Ihres Unternehmens an Ihre Private Banking-Beraterin oder Ihren Private Banking-Berater.

Experten-Interview

„Unternehmer haben keine Vollkaskomentalität“

Im Interview erläutert Prof. Dr. Tom Rüsen, Geschäftsführender Direktor des Wittener Institutes für Familienunternehmen (WIFU) der Universität Witten/Herdecke, wie Unternehmer ihren Betrieb vor dem Risiko der Führungslosigkeit schützen können.

Deka Private Banking: Warum tun sich Unternehmer so schwer damit, sich mit Themen wie der kurz- oder auch langfristigen Nachfolge zu beschäftigen?
 

Prof. Rüsen: Es ist ein besonderes Phänomen, das wir immer wieder beobachten: Unternehmer gehen nicht vom Schlimmsten aus, sondern schauen in der Regel sehr optimistisch in die Zukunft. Sie haben definitiv keine Vollkaskomentalität. Hinzu kommt, dass der Umgang mit Unfall oder dem eigenen Tod ein sehr angstbesetztes Thema ist. Das können wir auch generell in unserer Gesellschaft sehen – nur die Auswirkungen bei Unternehmen sind natürlich viel gravierender.

Deka Private Banking: Kennen Sie Beispiele, wo die fahrlässige Behandlung der Thematik Nachfolge tatsächlich zu einer existenzbedrohenden Situation des Unternehmens geführt hat?

Prof. Rüsen: Ja, gerade bei eigentümergeführten Unternehmen schlägt eine fehlende Nachfolgeplanung voll durch – im Gegensatz zu großen Firmen. Dort spielen Einzelpersonen meistens keine so große Rolle. Zudem gibt es dort im Rahmen der Governance klare Regeln, wie bei einem Unfall oder Tod von Führungspersonen vorgegangen werden muss.

Deka Private Banking: Was raten Sie Unternehmern, wie sie sich idealerweise auf das Szenario einer schweren Krankheit oder des eigenen Ablebens vorbereiten sollten?

Prof. Rüsen: Wir empfehlen ein sogenanntes „Probesterben“. Das klingt schlimmer als es ist, sondern bedeutet, dass der Unternehmer mit seinem Anwalt und Steuerberater, möglicherweise auch mit einem Beirat, genau durchdekliniert, was bei seinem Ausfall passiert. Wer entscheidet, wo sind die wichtigen Unterlagen oder Passwörter, welche kurzfristigen Verpflichtungen fallen vielleicht an? Hat man das durchgesprochen, wird relativ schnell klar, wo Probleme anfallen können.

Deka Private Banking: Wer kann helfen, einen Notfallkoffer richtig zu "packen" und wie groß ist der Aufwand?

Prof. Rüsen: Wir vom WIFU behandeln das Thema im Rahmen von Familienstrategien und Nachfolgeregelungen schon, aber immer nur am Rande. Solch eine wichtige und für das Unternehmen essenzielle Planung sollte juristisch abgesichert werden. Und Sie müssen als Unternehmer wahrscheinlich schon ein paar Tage dafür investieren. Das ist im Grunde wie eine Art Gesundheitscheck. Aber aus unserer Sicht gehört dieser Aspekt zu einem verantwortungsvollen Unternehmertum unbedingt dazu.

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